Kommunikationskonzept Event: Warum gute Eventkommunikation mehr ist als PR am Buffet
Events kosten Geld. Richtig eingesetzt, zahlen sie sich aus – durch Sichtbarkeit, Vertrauen und neue Kund:innen. Als Kommunikationsagentur wissen wir: Eventkommunikation ist kein Selbstläufer. Sie entscheidet darüber, ob eine Veranstaltung einfach nur stattfindet oder nachhaltig wirkt. Ein gutes Kommunikationskonzept für ein Event ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Von der Idee bis zur Nachkommunikation:
Wir begleiten Ihr Event mit Strategie, Story und Sichtbarkeit – für nachhaltige Ergebnisse.
Wenden Sie sich einfach direkt an unsere Profis für Eventkommunikations oder verwenden Sie unser Kontaktformular und starten Sie ihre Eventkommunikation mit .FACTUM.
Carina Freutsmiedl
freutsmiedl@factum-pr.com
Tel: +49 89 8091317-51
Kathrin Hecht
hecht@factum-pr.com
Tel: +49 89 8091317-44
1. Ziel statt Zufall: Was soll das Event erreichen?
Ob Messe, Panel oder Sommerfest – jedes Event verfolgt ein Ziel: Sichtbarkeit steigern, Austausch fördern, die Marke stärken oder Kund:innen binden. Wer dieses Ziel klar definiert, kann Maßnahmen gezielt steuern. Ein Kommunikationskonzept macht diese Ziele greifbar und erleichtert die operative Umsetzung.
Steht das Ziel fest, lässt sich das passende Format wählen. Verschiedene Eventformen eignen sich für unterschiedliche Zwecke, transportieren verschiedene Inhalte und sprechen spezifische Zielgruppen an. Eine Step-by-Step-Planung stellt sicher, dass alle Komponenten auf das übergeordnete Ziel einzahlen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ziele zu präzisieren und geeignete Kanäle auszuwählen – ob Pressearbeit, Social Media oder persönliche Ansprache. Wichtig ist, dass Events Teil der gesamten Kommunikationsstrategie sind, nicht parallel dazu laufen: Das erfordert interne Abstimmung, klare Botschaften und konsistente Kommunikation.
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2. Vor dem Event: Neugier gezielt wecken
Oft ist nicht mangelnde Bewerbung das Problem, sondern Austauschbarkeit. Wer aus der Flut an Veranstaltungen herausstechen will, muss mehr bieten als Einladungen oder Speaker-Listen. Entscheidend ist: Welches Bedürfnis erfüllt das Event für die Zielgruppe – und was verpassen sie, wenn sie nicht dabei sind?
Statt reiner Terminankündigungen braucht es Geschichten: überraschende Einblicke hinter die Kulissen, exklusive Inhalte im Vorfeld oder persönliche Statements der Mitwirkenden. Mini-Interviews, kurze Videos oder interaktive Social-Media-Countdowns machen das Event schon vorab erlebbar.
Ein klarer Kommunikationsplan verzahnt Inhalte und Kanäle: Vom ersten „Save the Date“ bis zur personalisierten Einladung sollte jede Maßnahme zeigen, warum das Event einzigartig ist.
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3. Während des Events: Präsenz zeigen – und an morgen denken
Der Eventtag ist der kommunikative Höhepunkt: Live-Content auf Social Media, Pressearbeit vor Ort, Event-Blogs oder Kurzvideos erzeugen Aufmerksamkeit, die über den Tag hinaus wirkt.
Ein vorbereitetes Team sorgt für reibungslose Abläufe, schnelle Reaktionen und authentischen Content – von O-Tönen bis zu besonderen Momenten. Zuständigkeiten, Abläufe und Inhalte sind klar definiert, aber flexibel anpassbar.
Schon im Vorfeld sollte feststehen, welche Inhalte für die spätere Nutzung produziert werden – damit das Event auch nach dem letzten Gast präsent bleibt.
2018 und 2019 begleiteten wir zwei Aufklärungsveranstaltungen zu Herz- und Knochengesundheit – von Kommunikationsstrategie und Bewerbung bis zur Projektleitung, Programmplanung und Betreuung vor Ort.
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Wir entwickeln Kommunikationskonzepte, die mehr bewirken als Applaus am Buffet.
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4. Nach dem Event: Wirkung verlängern
Jetzt heißt es: nachlegen statt nachlassen. Eventkommunikation endet nicht mit dem Abbau. Bilder, Videos, Learnings und Zitate werden aufbereitet für Website, Social Media, Newsletter und Presse. Auch Journalist:innen, die nicht vor Ort waren, erhalten so hochwertiges Material.
Im Anschluss werden Maßnahmen ausgewertet, Reichweite und Resonanz analysiert und daraus Handlungsempfehlungen für künftige Veranstaltungen abgeleitet. Die Ergebnisse fließen direkt ins nächste Kommunikationskonzept ein.
Dieser Zeitpunkt eignet sich zudem hervorragend, um bereits die Bewerbung des nächsten Events zu starten – etwa durch Teaser, Save-the-Date-Hinweise oder exklusive Vorab-Infos für die Community.
Was wir als Agentur leisten
Als erfahrene Agentur für die Eventkommunikation bieten wir unseren Kund:innen ein Rundum-sorglos-Paket – oder punktuelle Unterstützung, je nach Bedarf:
- Entwicklung von Kommunikationskonzepte für Events
- Einladungskonzeption und Gästemanagement
- Medienarbeit und Pressebetreuung
- Redaktionelle Inhalte (Teaser, Event-Content, Follow-ups)
- Vor-Ort-Begleitung durch PR-Teams & Content-Produktion
- Auswertung & Optimierung der Maßnahmen
Bei Bedarf organisieren wir auch das Event selbst – gemeinsam mit zuverlässigen Partnern.
Carina Freutsmiedl
freutsmiedl@factum-pr.com
Tel: +49 89 8091317-51
Kathrin Hecht
hecht@factum-pr.com
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Sie planen ein Event? Sprechen Sie uns an – wir helfen gern.
Fazit
Events bieten große Chancen – wenn man sie strategisch nutzt. Wer von Anfang an kommuniziert, schafft mehr als schöne Deko: Erlebnisse und Inhalte, die in Erinnerung bleiben. Ein professionelles Kommunikationskonzept ist dabei der erste Schritt zum erfolgreichen Event.
