Interne Kommunikation für Unternehmen: digitale Flüsterpost oder Team-Training-Maßnahme?
Social Intranet, Mitarbeiter:innenzeitung zum Anfassen oder doch das persönliche Gespräch mit dem Chef oder der Chefin: In vielen Diskussionen ist die Frage nach der internen Kommunikation zunächst einmal eine Frage nach den Mitteln – und zwar meist nach denen einer möglichst demokratischen und zeitgemäßen Informationsweitergabe. Aber gibt es wirklich ein Standardrezept für gute interne Kommunikation? In unserem Beitrag stellen wir Ihnen unsere Position vor.
Was ist interne Kommunikation?
Es ist keine neue Erkenntnis, dass Kommunikation neben dem Gesagten immer auch das Unausgesprochene umfasst – also das, was mitschwingt, ebenso wie das, was gar nicht erst thematisiert wird. Diese Beobachtung kann jedoch dabei helfen, das Phänomen der internen Kommunikation zu beschreiben. Denn dieses bezieht sich nicht nur auf den Austausch in einem Unternehmen, unabhängig davon, ob er über ein Intranet, Rundmails oder ganz prosaische Teamsitzungen stattfindet. Es umfasst die gesamte Kommunikationskultur eines Unternehmens. Und da Kommunikation immer dynamisch und lebendig ist und von den beteiligten Personen individuell gestaltet wird, ist und sollte auch die Dialogkultur jedes Unternehmens unterschiedlich sein. Natürlich gibt es Werte wie Transparenz, Austausch und Mitbestimmung, die für die meisten Unternehmen entscheidend sind – ausschlaggebend ist aus unserer Sicht jedoch, wie diese Werte mit Leben gefüllt werden.
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Form follows culture
Diese Schlagworte klingen zwar gut, werden aber nur dann authentisch wirksam, wenn sie Teil des übergeordneten Selbstverständnisses eines Unternehmens sind. Ein traditioneller Familienbetrieb verfolgt andere Werte als ein Start-up oder ein großer Konzern und wird daher auch Grundsätze wie Mitbestimmung und Transparenz anders verstehen und verwirklichen. Der Auswahl der Kommunikationsmittel sollten daher immer folgende Überlegungen vorausgehen: Wofür steht ein Unternehmen oder eine Einrichtung? Womit identifizieren sich die Mitarbeiter:innen? Inwiefern werden die Werte des Unternehmens bereits in den internen Strukturen der Informationsweitergabe und Kommunikation deutlich, und wo besteht noch Verbesserungsbedarf?
Für uns ist Kommunikation zunächst eine Frage der Haltung von Geschäftsführung und Mitarbeiter:innen, nicht der Fülle. Denn das Gefühl, Teil eines Unternehmens zu sein, entsteht nicht zwangsläufig durch eine ungefilterte Informationsflut über einen großen E-Mail-Verteiler oder eine Mitarbeiter:innen-App. Entscheidend ist vielmehr, dass Kommunikation als authentisch und wertschätzend wahrgenommen wird. Dazu gehört etwa, wer welche Information wie kommuniziert: Während die Meldung über eine neue Kooperation im Intranet veröffentlicht werden kann, sind bei Veränderungen in einer Abteilung persönliche Gespräche und die Präsenz der Abteilungsleitung wichtig.
Häufig wird Kommunikation mit Information gleichgesetzt. Kommunikation beinhaltet jedoch auch eine dialogische Komponente. Hier ist die Offenheit der Verantwortlichen, auf Vorschläge und Ideen der Mitarbeiter:innen einzugehen, eine entscheidende Voraussetzung für eine Kultur der Mitbestimmung. Die dafür gewählten Mittel ergeben sich im besten Fall aus dieser Haltung und wirken zugleich wieder auf sie zurück.
Das Gefühl, Teil eines Unternehmens zu sein, entsteht nicht zwangsläufig durch eine ungefilterte Informationsflut über einen großen E-Mail-Verteiler. Entscheidend ist vielmehr, dass Kommunikation als authentisch und wertschätzend wahrgenommen wird.
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Dialog pflegen und institutionalisieren
Damit die Werte und Haltungen eines Unternehmens nicht leere Formeln bleiben, müssen sie selbstverständlich auch in institutionalisierten Formen des Dialogs Ausdruck finden. Entsprechend den im ersten Schritt ermittelten Bedarfen sollten dabei die Instrumente der internen Kommunikation ausgewählt werden. Ob Sie sich für innovative Besprechungsformate entscheiden oder ob eine Mitarbeiter:innenzeitung oder ein Intranet Ihre Vorstellung von Transparenz und Dialog am besten widerspiegeln – stets ist zu beachten, dass jedes Instrument gepflegt werden muss und somit auch zusätzlichen Aufwand bedeutet. Ebenso wichtig wie die Vergabe klarer Zuständigkeiten ist eine regelmäßige Evaluation, ob die Austauschmöglichkeiten in der gewünschten Weise genutzt werden. So entsteht ein dynamischer, ergebnisoffener Prozess, in dem die gewählten Kommunikationsmittel immer wieder angepasst werden müssen.
Identifikation durch Kommunikation nach außen
So paradox es klingen mag: Werte entstehen auch durch Identifikationsmöglichkeiten, die von außen geschaffen werden. Dabei spielt das Auftreten nach außen eine zentrale Rolle: So sind etwa die Website und die Social-Media-Kanäle wichtige Kommunikationsinstrumente, die wiederum Möglichkeiten der Mitbestimmung für alle Mitarbeiter:innen eröffnen können. Natürlich dürfen die dort sichtbaren Formen des Dialogs nicht zu einer bloßen Marketingfarce verkommen, sondern müssen auf authentischen Situationen beruhen, die durch einen witzigen Spruch oder eine originelle Idee zugespitzt werden können, dabei jedoch stets von Teamgeist getragen sein sollten.
Ein Statement dazu, wie wir unsere eigene Unternehmenskultur verstehen, können Sie in unserem Leitbild nachlesen.
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Warum interne Kommunikation Freiräume braucht
Wie zu guter Kommunikation immer auch spontane Reaktionen gehören, sind für die interne Kommunikation in Unternehmen Freiräume neben institutionalisierten Formen entscheidend. Dazu gehören beispielsweise geplante und ungeplante Treffen und Feiern, die nicht vollständig für Marketingzwecke ausgeschöpft werden sollten. Aber auch der Austausch zwischen Mitarbeiter:innen, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, oder die Möglichkeit, sich spontan zu Veränderungen im Unternehmen zu äußern, sind Teil dieser bewusst ungestalteten Freiräume.
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