Veranstaltungen organisieren wie ein Profi

In der Kommunikation sind neben Pressearbeit und Websites auch Veranstaltungen ein wichtiger Faktor. Diese können zu verschiedenen Anlässen ausgerichtet werden: von der Preisverleihung über das Jubiläum bis hin zur Großveranstaltung. Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Koordination aller Beteiligten, sondern kümmern uns vor allem auch um die inhaltliche Gestaltung. Hier geben wir Tipps für eine thematisch ansprechende Veranstaltung sowie die reibungslose Umsetzung.

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Wer, wie, was, warum?

Bevor Sie mit der Organisation einer Veranstaltung beginnen, sollten Sie sich über Ihre Ziele klar werden. Wie möchten Sie sich als Unternehmen, Stiftung oder Verband präsentieren? Welche Wirkung möchten Sie erzielen, und welche Botschaften wollen Sie vermitteln? Wen möchten Sie ansprechen?

Aus diesen Überlegungen ergibt sich auch die passende Wahl des Veranstaltungsformats: Soll es eine elegante Abendveranstaltung für die Stakeholder:innen Ihrer Stiftung sein? Oder möchten Sie Ihre Partner:innen und Projekte mit Erlebnistagen einer breiten Öffentlichkeit vorstellen? Vielleicht ist auch eine Hausmesse anlässlich des nächsten Produktlaunches der richtige Weg.

Tipp: So oder so: Holen Sie Multiplikator:innen wie Verbände, Organisationen oder weitere Partner:innen mit ins Boot. Sie können Ihrer Veranstaltung nicht nur zusätzliche Reichweite und mehr Authentizität verleihen, sondern auch dazu beitragen, Ihre inhaltlichen Ziele zu erreichen. Wenn andere sich für Sie und Ihre Einrichtung aussprechen, wirkt das noch glaubwürdiger.

Dann geht es an die konkrete Organisation: Location, Catering und Technik müssen koordiniert, Moderator:innen, Künstler:innen und Speaker:innen für das Rahmenprogramm angefragt werden. Diese Liste ließe sich nahezu beliebig fortsetzen. Unabhängig vom Veranstaltungsformat sollte das Programm immer gut durchdacht sein und den Gästen etwas Besonderes bieten.

Tipp: Bei einer Galaveranstaltung kann ein bewusster Stilbruch spannend sein, damit sich nicht ein Grußwort an das nächste reiht. Gut eingesetzt, lässt sich so auch eine Brücke zu den Inhalten der Veranstaltung schlagen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Rap-Einlage zum Thema Wissenschaftstransfer oder mit einer live am Computer programmierten Musik- und Lichtshow? Plant Ihr dagegen eine bunte Publikumsveranstaltung mit Erlebnisständen und Showeinlagen, braucht es keine Stilbrüche, weil das Programm bereits vielfältig ist. Sinnvoll kann dann aber eine Ergänzung um Fachvorträge für thematisch besonders Interessierte sein.

Steht das Programm, folgen konkrete Ablauf- und Zeitpläne, zum Beispiel mit Angaben dazu, wann welche Dienstleister:innen eingebunden werden müssen oder wer zu welchem Zeitpunkt welche Informationen benötigt. Tipp: Vereinbart regelmäßige Jour fixes, damit alle Akteur:innen stets auf dem Laufenden bleiben.

Einmal weitersagen, bitte

Die beste Veranstaltung nützt wenig, wenn am Ende die Gäste fehlen. Deshalb ist es entscheidend, die Veranstaltung über verschiedene Kanäle zu bewerben, die für Eure Zielgruppe relevant sind. Tipp: Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, solltet Ihr im Vorfeld unbedingt Einladungen an Presse und andere Multiplikator:innen verschicken, Terminhinweise in Branchenmedien und Lokalzeitungen platzieren und gegebenenfalls auch Out-of-Home-Maßnahmen einplanen. Je nach Art der Veranstaltung kann außerdem die Zusammenarbeit mit Influencer:innen sinnvoll sein, die im Vorfeld darüber berichten. Auch Medienkooperationen, etwa mit einem lokalen Radiosender, können die Reichweite erhöhen. Ebenso sollten die unternehmenseigenen Social-Media-Kanäle und der Firmenblog genutzt werden.

Handelt es sich dagegen nicht um eine öffentliche Veranstaltung, sondern zum Beispiel um ein Kamingespräch für geladene Gäste, kommt dem Einladungsmanagement eine zentrale Rolle zu. Wer soll eingeladen werden? Sollen sich die Gäste vorab anmelden? Gibt es dafür eine eigene Landingpage auf der Unternehmenswebsite? Und was braucht es, damit die Gäste tatsächlich kommen? Tipp: Auch wenn noch nicht alle Details feststehen, lohnt es sich, frühzeitig Save-the-Date-Karten oder Save-the-Date-E-Mails zu verschicken, damit sich die Gäste den Termin reservieren. Die finale Einladung mit Informationen zu Programm und Ablauf kann dann später folgen.

Hilfe in Echtzeit

Wenn es am Veranstaltungstag richtig losgeht, gilt es, alle Abläufe und To-dos im Blick zu behalten. Wer kümmert sich worum? Ist die Band bereits da? Wurden die Flyer geliefert? Steht der:die Fotograf:in im Stau? Wer ruhig und flexibel reagiert, macht aus den meisten Pannen schnell eine Anekdote, über die später alle lachen können. Deshalb ist es sinnvoll, mit ausreichend Zeitpuffer vor Ort zu sein, um im Notfall reagieren und zum Beispiel die Technik noch einmal testen zu können. Im Idealfall bekommen Eure Gäste von solchen Unannehmlichkeiten gar nichts mit. Tipp: Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten und professionelle Dienstleister:innen wie Agentur, Moderator:innen, Band oder Veranstaltungstechnik sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Treten dennoch kleinere Probleme auf, etwa durch eine:n verspätete:n Redner:in, können Profis souverän reagieren und die Situation überbrücken, zum Beispiel mit einem improvisierten Gespräch.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel

Neigt sich die Veranstaltung dem Ende zu, ist die Arbeit noch lange nicht abgeschlossen. Nach der Veranstaltung ziehen wir Bilanz: Was lief gut? Wo gab es Herausforderungen? Welche Erkenntnisse nehmen wir für das nächste Mal mit? In der Nachbesprechung geht es vor allem darum, Feedback zu sammeln und – ganz wichtig – ehrlich zu sein sowie aus Fehlern zu lernen.

Ob eine Veranstaltung erfolgreich war, lässt sich an unterschiedlichen Kriterien festmachen, zum Beispiel an den Besucher:innenzahlen oder an der Medienresonanz. Entscheidend ist jedoch vor allem, ob die zuvor definierten Ziele erreicht wurden: Konnte Eure Botschaft vermittelt werden? Entsprachen die Gäste Eurer Zielgruppe? Gab es eine Berichterstattung in Eurem Wunschmedium? Wenn Eure Erwartungen erfüllt wurden, war die Veranstaltung ein Erfolg.

Tipp: Sammelt am besten schon während der Veranstaltung Feedback von Euren Gästen. Ihr müsst dafür nicht alle befragen. Einige Stichproben reichen in der Regel völlig aus.