So findet man die richtigen Kontakte

Ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit und somit der Arbeit bei FACTUM besteht aus der Platzierung von Themen in den Medien. Aus diesem Grund treten wir regelmäßig mit aktuellen Themen und neuen, spannenden Geschichten unserer Kunden an die Redaktionen heran. Damit wir damit nicht in der Masse untergehen, recherchieren wir die richtigen Ansprechpartner. Unsere Praktikantin Kristin fand diesen Teilbereich unserer Arbeit in ihrem Praktikum besonders spannend und zeigt euch daher, wie man dabei vorgeht und welche Tricks helfen, den richtigen Ansprechpartner zu finden.  

Die Aussendung von Pressemitteilungen gehört zum Grundstein guter Öffentlichkeitsarbeit. Das Problem hierbei ist jedoch: Journalisten bekommen jeden Tag hunderte Themenvorschläge und die meisten Pressemitteilungen gehen einfach in der Masse unter oder landen direkt im Papierkorb. Besonders dann, wenn das Thema den falschen Ansprechpartner erreicht. Wird eine Pressemitteilung über den neusten Fashiontrend an einen Politikjournalisten versendet, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie im Papierkorb landet und der Absender auf der Spam-Liste landet. Daher ist es wichtig, den Redakteur zu erreichen, der sich für mein Thema interessiert und darüber schreibt. Wie man die findet? Das zeigen euch folgende sechs Tipps:

1. Lese, lesen, lesen: Wer schreibt über was? Und wer schreibt über mein Thema?

Zunächst muss entschieden werden, welche Zielgruppe eigentlich angesprochen werden soll und mit welchen Medien man diese erreicht. Sollen es nur Fachzeitschriften zu meinem Thema werden? Oder nur Lokalzeitungen? Oder doch deutschlandweit? Hat man die Zielgruppe festgelegt, ist es wichtig, sich einen Überblick über die Medienlandschaft und ihre Keyplayer zu verschaffen. Für die Fachzeitschriftenrecherche eignen sich zum Beispiel Online-Tools, wie Planbasix oder fachzeitungen.de. Und auch bei den Allgemeinmedien haben sich Journalisten auf einen bestimmten Bereich spezialisiert. Um herauszufinden, welcher Journalist häufig über genau mein Thema schreibt, muss man vor allem eins tun: viel lesen und analysieren.

Hier erfahrt ihr, wie ihr Journalisten professionell ansprecht

2. Websites der Medien durchforsten: richtiges Ressort schlägt Chefredakteur

Medienunternehmen sind in verschiedene Ressorts gegliedert. Und dabei geht es nicht nur um Politik oder Wirtschaft. Je größer das Medium, desto kleinteiliger sind die Ressorts. So gibt es zum Beispiel bei der Welt Ansprechpartner nur für Seniorenthemen. Dass sich ein Redakteur aus diesem Ressort für Demenzthemen interessiert, ist wahrscheinlicher, als dass alle aus dem Bereich Gesellschaft daran interessiert sind. Wer in welcher Redaktion sitzt und wie man diese erreicht, kann am einfachsten über die Websites der Medien herausgefunden werden. Hier gilt: Die Journalistenansprache funktioniert einfacher über einen Redakteur im richtigen Ressort als über den Chefredakteur, der sich mit dem Thema gar nicht beschäftigt. Hat man also die Wahl gilt: Ressort vor Chefredakteur.

Manchmal geben Redakteure keine Mail an, sondern verweisen nur auf ein Kontaktformular. In solchen Fällen lohnt sich ein Blick in das Impressum. Denn hier sind Medien verpflichtet, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer anzugeben, unter denen sie auch erreichbar sind. Hier landet man dann zumindest in der Zentrale.

Warum Nachfassen eigentlich so wichtig ist, findet ihr auf unserem Blog.

3. Einfach Anrufen: Die Zentrale kennt die passenden Ansprechpartner

Hat man die Nummer der Zentrale, kann man sich beim Empfang nach dem richtigen Ansprechpartner erkundigen. Erklärt man der Zentrale kurz das Thema, wissen die Mitarbeiter meist, welches Ressort das betrifft und welche Journalisten dafür angesprochen werden können.

4. Datenbanken: schnell und einfach – aber nur, wenn sie gut gepflegt sind

Aber nicht nur die Websites können hilfreich sein. Es gibt auch zahlreiche Datenbanken, in denen Journalistenkontakte hinterlegt sind. Zum Beispiel nutzen wir in der Agentur dafür die PR-Software MyConvento, um unsere Verteiler zu erstellen und zu verwalten. Ist der Verteiler gut gepflegt, kann man hier nämlich nicht nur den Namen des Mediums und die Kontaktdaten angeben, sondern auch den speziellen Themenbereich, die Rolle innerhalb der Redaktion und ob man bei der Journalistenansprache lieber auf Telefon oder auf E-Mail setzten sollte. Damit sie wirklich hilfreich ist, muss die Datenbank aber regelmäßig gepflegt werden. Nach jedem Nachfassen (=telefonische Kontaktaufnahme nach dem Versand einer Pressemitteilung) sollten neu gewonnene Ansprechpartner dazugefügt werden, nicht mehr aktuelle gelöscht und Mailadressen und Telefonnummern auf den aktuellen Stand gebracht werden.

5. Aufmerksam sein: Gibt es Rechercheaufrufe zu meinem Thema?

Immer mehr Journalisten setzen bei ihrer Recherche nicht nur auf Google, sie nutzen vermehrt auch Rechercheportale. Hier können sie ihr Thema beschreiben und Experten oder Unternehmen können sich daraufhin als Ansprechpartner anbieten. Dadurch findet man nicht nur heraus, an welchem Thema welcher Journalist gerade interessiert ist, sondern kann im besten Fall auch gleich einen Kunden oder ein Produkt in die Medien bringen. Außerdem starten Journalisten hin und wieder Rechercheaufrufe auf Social Media. Das heißt: immer aufmerksam sein und im richtigen Moment schnell reagieren.

6. Social Media: Worüber diskutieren Journalisten online?

Social-Media-Kanäle sind für die Journalistenansprache auch aus weiteren Gründen sinnvoll. Denn meist steht im Profil eine Beschreibung des Tätigkeitsfeldes. So findet man schnell heraus, in welchem Ressort der Journalist tätig ist. Welche Themen ihn besonders interessieren, sieht man natürlich auch daran, worüber er Online diskutiert.

 

Kristin Doberer

ehemalige und aktuelle Mitarbeiter:innen und Praktikant:innen schreiben hier über Kommunikationsthemen, Branchenrelevantes, Büroalltag oder einfach Themen, die sie interessieren.

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