5 Tipps für die Agenturanfrage

Auf die Suche nach einer PR-Agentur machen sich Unter­nehmen, Start-ups oder soziale Einrich­tungen aus ganz unter­schied­lichen Gründen: um möglichst schnell ein konkretes Projekt umsetzen, um einen Partner zu finden, der punktuell unter­stützen oder langfristig beraten kann. Wie man die Suche und Agentur­an­frage am besten vorbe­reitet, welche Infor­ma­tionen wir im ersten Gespräch abfragen und wie die Zusam­men­arbeit mit einer PR-Agentur gut starten kann, berichten wir in unseren fünf Tipps für die Agenturanfrage.

1. „Mein Chef hat mich beauf­tragt…“: mit dem richtigen Ansprech­partner sprechen

„Wir brauchen noch eine Presse­mit­teilung. Recher­chier doch mal ein paar PR-Agenturen“: so oder ähnlich könnte die Idee geboren werden, bevor der Chef im nächsten Termin verschwindet. Klar: gerade in den Zeiten, in denen man eine PR-Agentur braucht – weil die Firmen­gründung ansteht, ein Stiftungs­ju­biläum oder ein Produkt­launch – brennt es oft an allen Ecken und Enden. Umso wichtiger ist es, dass gleich bei der Agentur­an­frage die richtigen Leute mitein­ander sprechen. Konkret heißt das: der Projekt­leiter mit dem PR-Berater. Denn je früher die jewei­ligen Experten zusammen kommen, desto effek­tiver wird die Zusam­men­arbeit sein, desto struk­tu­rierter das Vorgehen und desto klarer die Ergeb­nisse. Denn:

2. Das Ziel ist das Ziel: mit den Grund­lagen des Projekts beginnen

Die Presse­mit­teilung kam gut an, eine Ankün­digung in der SZ ist erschienen – und doch blickt der Veran­stalter auf leere Sitzreihen. Nicht immer führt die Maßnahme, mit der Kunden die Unter­stützung einer PR-Agentur anfragen, zum Ziel eines Projekts. Das ist auch nicht weiter verwun­derlich: Sie sind die Experten auf Ihrem Gebiet, Sie kennen Ihr Projekt, Ihre Techno­logie, Ihre Unter­neh­mens­ziele. Wir hingegen haben die Erfahrung, mit welchen PR-Maßnahmen welche Ziele und welche Menschen am besten erreicht werden. Im besten Fall bringen wir unsere jeweilige Expertise daher in einem ersten Gespräch darüber zusammen, um was es Ihnen wirklich geht, bevor wir überlegen, was zu tun ist. Um diese Grundlage möglichst tragfähig zu bauen, empfehlen wir Neukunden daher, mit einem Strate­gie­treffen in Form eines Kommu­ni­ka­ti­ons­work­shops oder eines ausführ­lichen Kickoff-Meetings zu starten.

In unserem Blog erklären wir außerdem, was eine PR-Agentur macht und was der Unter­schied zwischen PR und Werbung ist.

3. „Das wurde doch so nie gesagt!“: klären, was PR leisten kann

Was für die Wahl des Vorgehens und der PR-Maßnahmen gilt, ist auch für eine gelin­gende Zusam­men­arbeit von Unter­nehmen oder Einrichtung und der Agentur wichtig: je klarer die Zielvor­gaben, desto nachvoll­zieh­barer sind die Ergeb­nisse. Daher liegt es an uns, Ihnen im Erstge­spräch darzu­legen, was profes­sio­nelle Kommu­ni­kation bedeutet und was sie wirklich leisten kann. Gerade bei der Presse­arbeit werden Erwar­tungen oft enttäuscht: weil das gewünschte überre­gionale Medium keinen Artikel veröf­fent­licht, weil Aussagen nicht wortgetreu übernommen werden, weil das Urteil der Presse nicht so positiv ausfällt, wie erhofft. Aber Presse­arbeit und Kommu­ni­kation funktio­nieren nicht wie eine Werbe­schaltung – daher kann leider auch die eloquen­teste Presse­mit­teilung verpuffen, wenn die Inhalte für die Presse aktuell keine Relevanz hat oder sich kein Aufhänger bietet. In der Kommu­ni­ka­ti­ons­arbeit vermitteln wir Ihre Inhalte – in der Sprache und auf den Kanälen, die das richtige Publikum ansprechen.  Aber auch, wenn diese Inhalte auf kein Interesse beim Publikum treffen, bedeutet Kommu­ni­kation immer einen Austausch. So liefern wir Ihnen Erkennt­nisse, auf die Sie aufbauen können: Warum reagiert Ihr Zielpu­blikum nicht für Ihre Botschaften? Wie können Ihre Angebote attrak­tiver gestaltet werden? In welche Richtung möchten Sie mit neuen Veran­stal­tungs­for­maten gehen?

4. Kommu­ni­kation heißt gemeinsam: Absprachen treffen

Sie haben eine Agentur gefunden, bei der das Gefühl stimmt und die die nötige Erfahrung mitbringt. Prima – dann jetzt können Sie abgeben. Oder? Leider können wir unsere Leistungen nicht auf Knopf­druck anfer­tigen. Denn die Website, die Texte oder der Messe­stand, die wir für Sie erstellen, müssen nicht nur inhaltlich korrekt sein, sondern sollen ja genau die Werte ausdrücken, mit denen Sie sich identi­fi­zieren. Hinzu kommt, dass sich gerade in der Kommu­ni­ka­ti­ons­arbeit oft während des Projekts neue Erkennt­nisse ergeben, an die wir unser Vorgehen anpassen müssen, wenn wir die für Sie besten Ergeb­nisse erreichen möchten. Wenn bereits zu Projekt­beginn Milestones für bestimmte Projekt­stadien vereinbart oder Jours fixes in regel­mä­ßigen Abständen einge­plant werden, verlieren beide Partner wenig Zeit mit diesen Abstim­mungs­pro­zessen. Uns ist es wichtig, mit Ihnen einen gemein­samen Prozess zu starten – das bedeutet Arbeit, aber ein partner­schaft­licher Austausch bringt auch Mehrwert. Denn er erweitert die Perspektive beider Parteien, regt kreative Prozesse an und stößt Neuerungen an. Und in einer vertrau­ens­vollen und einge­spielten Zusam­men­arbeit kann die PR-Agentur tatsächlich viel übernehmen: weil wir über Projekte hinaus­denken, aktiv Vorschläge machen und Prozesse weiter entwickeln.

5. Talk money: den Budget­rahmen feststecken

Auch wenn das Thema nicht angenehm ist: je genauer wir wissen, wie viel Geld Sie in Ihre Kommu­ni­kation inves­tieren können oder möchten, desto besser können wir unsere Leistungen darauf abstimmen. Als Agentur möchten wir das für Sie beste Ergebnis für Sie erreichen, und bieten Ihnen daher die Maßnahmen an, die wir für sinnvoll halten. Innerhalb eines festen Rahmens können wir schnell klären, welche Leistungen in welchem Umfang möglich sind und gemeinsam priori­sieren, was Sie mit uns zu welchem Zeitpunkt verwirk­lichen möchten.

Auch wenn die Zeit auf der Suche nach einer PR-Agentur manchmal drängt, lohnt es sich, nicht nur Angebote zu vergleichen, sondern die Zusam­men­arbeit in einem Erstge­spräch möglichst klar zu definieren. Abgesehen davon sollte natürlich auch der Sympathie-Faktor nicht zu kurz kommen: schließlich geht es um Ihre Kommu­ni­kation!

Sie sind noch auf der Suche nach einer PR-Agentur? Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen!

 

Barbara Keil

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