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Projektmanagement 2.0 – Klare Strukturen und einfache Kommunikationswege mit der richtigen Planungssoftware

Oktober 2019

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Das nächste große Projekt steht an und ihr macht euch an die Planung? Damit alles ohne größere Zwischenfälle und erfolgreich abläuft, kann es helfen, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen. Welche Vorteile das für Startups bringt und wie ihr das für euch passende Tool findet, erklärt unser Geschäftsführer und Gründer Jörg Röthlingshöfer in seinem neuesten Gastbeitrag auf Für-Gründer.de.

 

Projektmanagement als anspruchsvolle Challenge
Von der Budgetierung und Ressourcenplanung, über die Erstellung einer Timeline, der Zuweisung von To Dos bis hin zum abschließenden Monitoring & Evaluation – Projektmanagement ist umfangreich, aufwendig und dabei immer nur so gut wie seine Struktur.

Da sind komplizierte Kommunikationswege, umständliche Abstimmungen via E-Mail oder undurchsichtige Exceltabellen nicht nur mühsam, sondern führen dazu, dass leicht Fehler passieren. Unklare Zuständigkeiten, eine verpasste Deadline oder ein vergessenes To Do werden dann schnell zum Stolperstein für einen gelungenen Projektablauf. Um das zu verhindern, ist der Einsatz von Projektmanagement-Tools, wie Trello oder ActiveCollab, sinnvoll. Vor allem auch für Unternehmen und Startups, die besonders flexibel und agil arbeiten sowie spontan (re-)agieren müssen

Welche Vorteile bieten Projektmanagement-Tools?
Bei den meisten Projektmanagement-Tools handelt es sich um webbasierte Plattformen, über die die gesamte Kommunikation sowie Abstimmungsprozesse abgewickelt werden. An einem Ort sind, visuell gegliedert in Listen und Karten, alle relevanten Informationen und Dateien gesammelt und für alle Projektbeteiligten einsehbar. Dazu zählen auch shared files, die von allen berechtigten Nutzern problemlos bearbeitet, kommentiert und Änderungen nachverfolgt werden können – so ist das gesamte Team auf dem gleichen Stand und immer up to date.

Insgesamt sorgen die Tools dafür, dass Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen, Fristen und Deadlines klar definiert sind und der Projektstatus inklusive Budgetplanung, Timelines und To Dos für alle ersichtlich ist. Allerdings verfügt nicht jedes Tool über die gleichen Funktionen und Möglichkeiten, womit wir bei der Frage angelangt sind, wie ihr das richtige Projektmanagement-Tool für euch findet.

Welches Tool passt am besten für uns?
Der erste wichtige Schritt ist, dass ihr euch vorab Gedanken macht, wie ihr das Tool nutzen möchtet. Am besten klärt ihr in einem gemeinsamen Kick-off-Termin, welche Anforderungen ihr an das Tool stellt, welche Team-Mitglieder und Kunden Zugriffsrechte erhalten sollen, und ob ihr Budget für die Nutzung eines Projektmanagement-Tools zur Verfügung habt.

Bei vielen Anbietern könnt ihr einen Testaccount anlegen und ausprobieren, ob euch Aufbau, Struktur und Handling liegen. Anschließend solltet ihr euch entscheiden, ob die Free Version mit Basisfunktionen – dazu gehört zum Beispiel die Erstellung von Projektteams und Checklisten, eine individuelle Aufgabenverteilung sowie das Setzen von Deadlines – ausreicht oder ihr spezielle Ansprüche habt. Zusatzfunktionen wie eine Finanzübersicht, Reportings oder Rechnungsstellung sind bei den meisten Tools hingegen nur in kostenpflichtigen Versionen integriert.

Gerade wenn viele Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten und kurzfristige Änderungen zur Tagesordnung gehören, zahlt es sich aus, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen. Sie sind leicht zu implementieren und vereinfachen komplexe Prozesse und Abläufe und sparen so letztlich vor allem wertvolle Zeit und personelle Ressourcen.

Der Gastbeitrag unseres Geschäftsführers und Startup-Experten Jörg Röthlingshöfer findet ihr in ganzer Länge auf Für-Gründer.de. Weitere Tipps, wie ihr beispielsweise interne Kommunikationsprozesse verbessern könnt zeigen wir euch auf unserem Blog. Und wie wir euch unterstützen können, den Organisationsaufwand bei Veranstaltungen zu bewältigen, erfahrt ihr bei unseren Leistungen.