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Interne Kommunikation für Unternehmen: digitale Flüsterpost oder Team-Training-Maßnahme?

August 2018

Barbara-keil

Social Intranet, Mitarbeiterzeitung zum Anfassen oder doch das persönliche Gespräch mit dem Chef: in vielen Diskussionen ist die Frage nach der internen Kommunikation zunächst einmal eine nach den Mitteln - und zwar meist nach denen einer möglichst demokratischen und zeitgemäßen Informationsweitergabe. Aber gibt es wirklich ein Standardrezept für gute interne Kommunikation? In unserem Beitrag stellen wir euch unsere Position vor.

 


Was ist interne Kommunikation?

Es ist keine neue Erkenntnis, dass Kommunikation neben dem Gesagten immer auch das Unausgesprochene meint - das, was mitschwingt, ebenso wie das, was gar nicht erst thematisiert wird. Aber sie kann vielleicht dabei helfen, das Phänomen der internen Kommunikation zu beschreiben: denn das bezieht sich nicht nur auf den Austausch in einem Unternehmen, ob er nun über Intranet, Rundmails oder ganz prosaische Teamsitzungen stattfindet. Es umfasst die gesamte Kommunikationskultur in einem Unternehmen. Und da Kommunikation immer dynamisch und lebendig ist und von den beteiligten Personen individuell gestaltet wird, ist und sollte auch die Dialogkultur jedes Unternehmens unterschiedlich sein. Nun gibt es natürlich Werte wie Transparenz, Austausch und Mitbestimmung, die wohl für die meisten Unternehmen entscheidend sind – entscheidend ist aber unserer Ansicht nach, wie diese Werte mit Leben gefüllt werden.
 

Form follows culture

Diese Schlagworte klingen zwar gut, sie werden aber nur dann authentisch wirksam, wenn sie Teil des übergeordneten Selbstverständnisses eines Unternehmens sind. Ein traditioneller Familienbetrieb verfolgt andere Werte als ein Startup oder ein großer Konzern und wird daher auch Grundsätze wie Mitbestimmung und Transparenz anders verstehen und verwirklichen. Einer Auswahl der Kommunikationsmittel sollten daher immer folgende Überlegungen vorausgehen: wofür steht ein Unternehmen oder eine Einrichtung? Womit identifizieren sich die Mitarbeiter? Inwiefern werden die Werte des Unternehmens bereits in den internen Strukturen der Informationsweitergabe und der Kommunikation deutlich und wo besteht noch Verbesserungsbedarf?

Für uns ist Kommunikation zunächst eine Frage der Haltung von Geschäftsführung und Mitarbeitern, nicht der Fülle: denn das Gefühl, Teil eines Unternehmens zu sein, entsteht nicht unbedingt durch ungefilterte Informationsflut über einen großen E-Mail-Verteiler oder eine Mitarbeiter-App. Entscheidend ist vielmehr, dass Kommunikation als authentisch und wertschätzend erlebt wird; dazu gehört etwa, wer welche Information wie kommuniziert: während die Meldung über eine neue Kooperation im Intranet veröffentlicht werden kann, sind bei Veränderungen in einer Abteilung persönliche Gespräche und die Präsenz auch der Abteilungsleitung wichtig.

Häufig wird Kommunikation mit Information gleichgesetzt – Kommunikation beinhaltet jedoch auch eine dialogische Komponente. Hier ist die Offenheit der Verantwortlichen, auf Vorschläge und Ideen der Mitarbeiter einzugehen, entscheidende Voraussetzung für eine Kultur der Mitbestimmung. Die dafür gewählten Mittel ergeben sich im besten Fall entsprechend dieser Haltung und wirken auch wieder auf sie zurück.
 

Dialog pflegen und institutionalisieren

Damit die Werte und Haltungen eines Unternehmens nicht leere Formeln bleiben, müssen sie natürlich in institutionalisierten Formen des Dialogs Ausdruck finden. Entsprechend den im ersten Schritt ermittelten Bedarfen sollten dabei die Instrumente der internen Kommunikation ausgewählt werden. Ob Sie sich für innovative Besprechungsformate entscheiden, ob eine Mitarbeiterzeitung oder ein Intranet Ihre Vorstellung von Transparenz und Dialog am besten widerspiegeln – zu beachten bleibt stets, dass jedes Instrument der Pflege bedarf und somit auch zusätzlichen Aufwand bedeutet. Dass hierfür Zuständigkeiten vergeben werden, ist ebenso wichtig wie eine regelmäßige Evaluation, ob die Austauschmöglichkeiten in der gewünschten Weise genutzt werden. So entsteht ein dynamischer, ergebnisoffener Prozess, in dem die gewählten Kommunikationsmittel immer wieder adaptiert werden müssen.
 

Identifikation durch Kommunikation nach außen

So paradox es klingen mag: Werte entstehen auch über von außen gesetzte Identifikationsmöglichkeiten. Hier spielt das Auftreten nach außen eine zentrale Rolle: so sind etwa die Website und Social-Media-Kanäle wichtige Kommunikationsinstrumente, die auch wieder Möglichkeiten der Mitbestimmung für alle Mitarbeiter eröffnen können. Natürlich dürfen die Formen des Dialogs, die sich dort zeigen, nicht zur bloßen Marketingfarce verkommen, sondern müssen auf authentischen Situationen beruhen, die dann durch einen witzigen Spruch, eine originelle Idee überformt werden, aber von einem Teamspirit getragen sind.
 

Dialog nicht pflegen und institutionalisieren

Wie zu einer guten Kommunikation immer auch spontane Reaktionen gehören, sind für die interne Kommunikation in Unternehmen Freiräume neben institutionalisierten Formen entscheidend! Dazu gehören beispielsweise geplante und ungeplante Treffen und Feiern - die auch nicht wieder vollständig für Marketing-Zwecke ausgeschöpft werden sollten. Aber auch ein Austausch von Mitarbeitern, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, oder die Möglichkeit, sich spontan zu einer Veränderung im Unternehmen zu äußern, sind Teil dieser bewusst ungestalteten Freiräume.

Ein Statement dazu, wie wir unsere eigene Unternehmenskultur verstehen, könnt ihr in unserem Blogbeitrag „Unternehmenskultur bei factum“ hier nachlesen. Gerne unterstützen wir Unternehmen innerhalb eines Workshops dabei, ihre eigenen Wege der internen Kommunikation zu finden. Mehr Infos findet Ihr auch bei unseren Beratungsleistungen