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Wie organisiert man eine Preisverleihung?

November 2017

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Veranstaltungen sind Teil der PR-Arbeit und können ganz unterschiedlicher Art sein: Messen, Ausstellungen, Jubiläen, Galas oder Konzerte. Wir haben uns unter anderem auf die Organisation von Preisverleihungen spezialisiert. Unser Geheimrezept heißt: individuell gestaltete Events, die ein bestimmtes Kommunikationsziel verfolgen. Im Blog erklären wir, was bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung zu beachten ist und erzählen euch von zwei Preisverleihungen – beide ähnlich, und doch ganz verschieden. 

 

And the winner is… ­– bis es so weit ist, müssen bei der Planung einer Preisverleihung viele Punkte beachtet werden. Eine Frage zu Anfang ist dabei besonders wichtig: Was ist das Ziel der Veranstaltung? Soll sie nach einem bisher bekannten Muster ablaufen, sich von Gewohntem abheben, eine spezielle Nachricht vermitteln oder soll das Netzwerk gestärkt werden? Diese Überlegungen gestalten das Event maßgeblich. Wir als PR-Agentur achten ganz besonders auf die Zielgruppen der Veranstaltung und betten die Preisverleihung in eine durchdachte Kommunikationsstrategie ein. Eine Award-Verleihung für ein hippes E-Commerce-Beratungsunternehmen oder die Verleihung eines Forschungspreises für eine renommierte Stiftung? Veranstaltungen können, abhängig vom Kunden und dem Ziel sehr unterschiedlich ausfallen. Die Komponenten, die bei der Organisation einer Preisverleihung beachtet werden sollten, sind aber gleich. Wir stellen sie euch anhand der folgenden Kategorien vor:

Kategorie bestes Drehbuch – Die Vorbereitung

Vorbereitungen sind das Wichtigste – und wir als PR-Agentur natürlich mittendrin. Wir überlegen uns die Rahmenbedingungen, helfen bei der Location-Suche und unterstützen bei den unterschiedlichsten Aufgaben. Beim Forschungspreis halfen wir zum Beispiel bei der Ausschreibung des Preises, der Ansprache von möglichen Bewerbern und organisierten Teilnehmer für die Podiumsdiskussion. Bei der E-Commerce-Award-Verleihung kümmerten wir uns vor allem um die richtige Location sowie den Programmablauf vor Ort. Bei beiden Veranstaltungen waren wir außerdem verantwortlich für die begleitende Pressearbeit vor und nach den Preisverleihungen.

Kategorie beste Darsteller – Die Gäste

Das Publikum ist eine der wichtigsten Zutaten einer Veranstaltung und ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Rock-Fans auf einem Klassikkonzert? Das könnte eher schwierig werden. Ob wie bei der Award-Show 200 Gäste aus dem Onlineshop-Bereich, die mit Preisen ausgezeichnet bzw. nominiert wurden, oder rund 350 Gäste aus Politik, Wissenschaft und dem Stiftungswesen, wie beim Forschungspreis – die Gäste tragen immer zum Charakter der Veranstaltung bei.

Kategorie bestes Szenenbild – Die Location

Kino, Hotelsaal oder Uni-Gelände? Hatten wir alles schon. Je nach Ziel der Veranstaltung, verliehenem Preis und Gastgeber wird auch eine entsprechende Location gewählt. Dabei spielen außerdem z.B. die Bestuhlung und Dekoration eine wichtige Rolle. Runde Tische oder lange Tafeln? Große Blumengestecke oder kleine Sträuße? Roter Teppich, Lichteffekte und Konfettiregen wie beim E-Commerce-Award oder Kronleuchter, vereinzelte Strahler und eine schlichte Bühne wie beim Forschungspreis? Den Kombinationsmöglichkeiten sind hier keine Grenzen gesetzt.

Kategorie beste Regie – Durchführung und Organisation vor Ort

Auch bei der Durchführung des Events sind wir gerne eine Hilfe. Bei der Award-Show begleiteten wir beispielsweise die Gewinner nach ihrer Verleihung zum Fotografen und achteten darauf, dass zu jeder Kategorie auch das passende Video zur richtigen Zeit abgespielt wurde. Beim Forschungspreis waren wir für die Koordination des Ablaufs zuständig und kümmerten uns unter anderem um den Empfang von Rednern und VIPs am Veranstaltungsort. Mit unserer Unterstützung vor Ort stellen wir sicher, dass unser Kunde als Gastgeber eine stressfreie Veranstaltung durchführen und sich nur auf die für ihn wichtigen Punkte konzentrieren kann.

Kategorie bester Film – Das Event

Häppchen, eingespielte Videos, ein kleiner Show-Act zwischendurch: Die Award-Verleihung war laut, bunt und ausgelassen. Die Nominierten wurden in einem kurzen Video vorgestellt und jeder Gewinner hielt eine Acceptance-Speech. Am Ende gab es sogar Konfettiregen von der Decke, sodass das Hollywood-Gefühl perfekt war. Beim Forschungspreis waren es dagegen ein 4-Gänge-Menü, feierliche Reden und eine Podiumsdiskussion, die zum Rahmen passten und die Veranstaltung glänzen ließen.

 

Bei beiden Veranstaltungen handelte es sich zwar um Preisverleihungen, dennoch waren es zwei total unterschiedliche Events. Denn: Jede Veranstaltung hat ihren ganz eigenen Charakter und hätte nicht in das Setting des anderen Events gepasst. Als PR-Agentur ist es für uns daher besonders wichtig, auf den Kunden einzugehen, die Preisverleihung an Zielgruppen und Intention der Veranstaltung anzupassen und die perfekten Rahmenbedingungen für die Veranstaltung zu schaffen.

Auf unserer Homepage findet noch mehr über die Planung von Events sowie unsere Leistungen zu Veranstaltungen.

Bildrechte: ©  Shoplupe


Shoplupe Award im Gloria Filmpalast  © shoplupe

Shoplupe Award im Gloria Filmpalast © shoplupe
Eventplanung für Shoplupe  © shoplupe

Eventplanung für Shoplupe © shoplupe
Awards für die Gips-Schüle-Stiftung © Gips-Schüle-Stiftung

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Forschungspreis der Gips-Schüle-Stiftung © Gips-Schüle-Stiftung

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Preisverleihung der Gips-Schüle-Stiftung © Gips-Schüle-Stiftung

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