Die Event­branche hat mit der Lockerung der Corona-Auflagen einen kleinen Aufschwung erlebt. Messen und Pressee­vents finden wieder als Präsenz- oder Hybrid­ver­an­stal­tungen statt. Wir bei .FACTUM haben schon einige große und kleine Events für unsere Kund:innen auf die Beine gestellt. Unser Geschäfts­führer Jörg Röthlings­höfer und Teamlei­terin Carina Freutsmiedl teilen mit euch ihr Exper­ten­wissen und verraten euch, warum es so viel Spaß macht, Events zu organisieren.

 

Video­kon­fe­renzen sind super, wenn es um Wissens­ver­mittlung oder ein Kennen­lernen geht, aber das persön­liche Treffen führt zu einer viel schnel­leren Vertrau­ens­bildung. Und natürlich können nur auf Veran­stal­tungen Produkte richtig angesehen und getestet werden.

Carina und Jörg, ihr habt beide schon sehr lange Erfahrung in der Event­branche. Warum sind Events in der Kommu­ni­kation so wichtig?

Carina: Emotionen gehören ebenso zur Kommu­ni­kation wie Inhalte. Eine emotionale Bindung zu Kunden, Partnern, Zustiftern etc. sind die Grundlage für eine vertrau­ens­volle und damit nachhaltige zwischen­mensch­liche Beziehung. Diese Emotionen entstehen am besten dann, wenn die Menschen sich persönlich treffen. Events können dafür den perfekten Rahmen bilden.

Jörg: Meiner Meinung nach kann es, wie Carina auch schon gesagt hat, nur bei persön­lichen Treffen zu einem wirklichen tiefen Austausch kommen. Video­kon­fe­renzen sind super, wenn es um Wissens­ver­mittlung oder ein Kennen­lernen geht, aber das persön­liche Treffen führt zu einer viel schnel­leren Vertrau­ens­bildung. Und natürlich können nur auf Veran­stal­tungen Produkte richtig angesehen und getestet werden.

Events sind für die Kommu­ni­ka­ti­ons­branche wichtig. Welche Events gibt es eigentlich? Könnt ihr uns einen Überblick geben?

Carina: Es gibt unzählige Arten von Events – Abend­ver­an­stal­tungen, Messen, Vortrags­reihen, Kamin­ge­spräche, etc. Viel wichtiger ist meiner Meinung nach immer zuerst die Frage, welchen Zweck ein Event erfüllen soll. Möchte ich die breite Öffent­lichkeit oder einzelne Branchen auf mich aufmerksam machen? Sollen sich bestimmte Einzel­per­sonen über konkrete Themen austau­schen? Geht es um Infor­mation, Image, Networking und so weiter. Danach folgt dann die Frage, über welches Event­format das am besten erreicht wird.

Jörg: Zudem ist durch das große Event­an­gebot noch ein weiteres Event­format dazuge­kommen: das Event vor dem Event! Hat man früher eine Einladung verschickt und die Veran­staltung auf der Website angekündigt, passiert heute im Vorfeld viel mehr. Inhalte des Events werden ausführlich vorge­stellt, Redner:innen und Teilneh­mende zuvor inter­viewt, Zwischen­er­geb­nisse präsen­tiert, Bilder vom Aufbau geteilt und die beson­deren Highlights nochmal separat in den eigenen Kanälen verbreitet. Heute ist es wichtig, einen Spannungs­bogen aufzu­bauen und die Menschen von Beginn an mit guten Inhalten mitzu­nehmen. Nur dann machen sich die Leute auch wirklich auf den Weg.

Mittler­weile gibt es unglaublich viele Kommu­ni­ka­ti­ons­kanäle. Wann macht ein Event eigentlich Sinn?

Carina: Da schließe ich direkt an meine vorherige Antwort an: Oft werden Events nur um ihrer selbst willen durch­ge­führt. Wenn man es bewusst so macht, ist das OK. So wie die Agentur, die sich einfach mal nur für ein erfolg­reiches Jahr selbst feiern will. Aber unsere Kund*innen wollen mit ihren Events meist mehr erreichen – ob bewusst oder unbewusst. Hier muss man sich zunächst überlegen, welche Ziele und Zielgruppen man ansprechen will. Wenn man das definiert hat, öffnen sich meist automa­tisch weitere Kanäle, die sich für die Kommu­ni­kation eignen. Events erschaffen wahnsinnig viele Inhalte – die gilt es aufzu­nehmen und zu nutzen: Für die Presse­arbeit, für Social-Media-Kampagnen oder auch für Anschluss­ver­an­stal­tungen, die aufein­ander aufbauen.

Jörg: Da gebe ich Carina vollkommen recht. Man muss sich im Vorfeld gut überlegen, ob sich ein Event wirklich lohnt. Veran­stal­tungen sind in Organi­sation und Kommu­ni­kation sehr aufwendig und produ­zieren sehr viele Zusatz­kosten etwa für Veran­stal­tungsort, Catering und Technik. Heute gibt es so viele Möglich­keiten sichtbar zu werden, da sollte sich jeder überlegen, ob die teure Preis­ver­leihung noch Sinn macht oder ob hier nur etwas umgesetzt wird, weil man es eben schon immer so gemacht hat.

Meiner Meinung nach wird es in Zukunft immer wichtiger werden, dass Events hochwertige, indivi­duelle, zielgrup­pen­ge­rechte Inhalte bieten. Nur so kann man aus der Masse heraus­stechen und den Teilnehmer*innen einen echten Mehrwert bieten.

Lest hier, wie wir die Deutsche Messe AG bei der Hannover Messe unterstützen.

Auch spannend: Ein weiteres Interview zum Thema NPO-Themen kommu­ni­zieren aus unserer Inter­view­serie. Oder auch inter­essant: das Interview mit Marianne Brüning.

Welche Heraus­for­de­rungen gibt es in der Event­branche allgemein und welche Heraus­for­de­rungen sind aufgrund der Corona­pan­demie dazugekommen?

Carina: Heutzutage gibt es eine wahre Flut an Events für jede Art von Zielgruppe. Daher lohnt sich die Frage nach dem Sinn und Inhalt doppelt, um nicht unnötig in Konkurrenz zu anderen Veran­stal­tungen zu treten. Auch der Nachhal­tig­keits­aspekt ist in den Fokus gerückt: Es wird ständig hinter­fragt, ob es nötig ist, dass unzählige Menschen aus der ganzen Welt irgendwo hinfliegen oder ‑fahren, um tags darauf wieder nach Hause zu reisen. Wo sinnvoll, sollten daher auch Online- oder Hybrid­lö­sungen in Betracht gezogen werden. Die Corona-Pandemie hat die Akzeptanz und Umset­zungs­mög­lich­keiten solcher Formate deutlich verstärkt.

Jörg: Gerade stehen sehr viele Veran­stal­tungen auf dem Prüfstand. Deshalb stellen sich momentan Messe­ge­sell­schaften, Veran­stalter, Technik- und Catering­un­ter­nehmen und eigentlich alle im Event­be­reich Tätigen die Frage, wie und in welchem Umfang Veran­stal­tungen wieder zurück­kommen werden. Noch befinden wir uns sicherlich in einem Tal, das durch­schritten werden muss, aber mal sehen was passiert. Sicher weiß das momentan keiner.

Auf welche beson­deren Ereig­nisse mit Kunden aus der Event­branche blickt ihr zurück?

Carina: Ein ganz beson­deres Herzens­projekt ist für mich immer die Hannover Messe. Vor zehn Jahren war ich das erste Mal dort und seit sieben Jahren betreuen wir bei .FACTUM das Startup-Format der Messe. Ich habe also gesehen, wie es sich über die Jahre hinweg entwi­ckelt hat und heute ein fester Bestandteil der Veran­staltung geworden ist. Etwas ganz anderes ist die Event­reihe “Experten bewerten” des Lager­raum­an­bieters MyPlace-SelfStorage. Kunst­ex­perten begut­achten dort die verschie­densten mitge­brachten Gegen­stände der Teilnehmer*innen. Das Tolle an diesem Projekt ist, dass wir es seit Beginn an nicht verändert haben, es aber auch heute, nach mittler­weile zehn Jahren, immer noch erfolg­reich ist.

Jörg: Die Beispiele von Carina sind bei mir natürlich genauso stark präsent. Ich fand aber auch immer unsere Agentur-Feiern super, wo Freude, Familie und Kunden gemeinsam eine gute Zeit hatten.

Einige Kund:innen von .FACTUM haben gemein­nützige Geschäfts­ziele. Welche Rolle spielen Events bei Stiftungen? 

Carina: Klare Ziele, Inhalte und Mehrwerte sind bei Events von gemein­nüt­zigen Initia­tiven noch wichtiger als bei anderen Veran­staltern. Hier wird ja sozusagen fremdes Geld ausge­geben. Umso mehr müssen sich Stiftungen und soziale Einrich­tungen darüber Gedanken machen, warum sie ein Event durch­führen. Die gute Nachricht: Vernetzung und Vertrauen spielt im sozialen Sektor eine sehr große Rolle und hier machen Events, wie ja bereits erwähnt, wirklich Sinn.

Jörg: Aller­dings muss ich hier noch kurz den „Bad Guy“ geben. Oft ist es leider auch so, dass soziale Einrich­tungen nur das Event­format beherr­schen. Tradi­tionell hat ja auch das Fundraising viel mit Veran­stal­tungen zu tun und hat natürlich auch noch seine Berech­tigung. Aller­dings muss ich auch immer wieder feststellen, dass digitale Kompe­tenzen bei NPOs fehlen oder auch bei der Nutzung von unkon­ven­tio­nellen Formaten oft wenig über den etablierten Tellerrand hinaus­ge­blickt wird. Hier werden am Ende die Einrich­tungen weiterhin Relevanz haben, die eine kreative Kommu­ni­kation umsetzen können.

Wie werden Events in Zukunft aussehen?

Carina: Meiner Meinung nach wird es in Zukunft immer wichtiger werden, dass Events hochwertige, indivi­duelle, zielgrup­pen­ge­rechte Inhalte bieten. Nur so kann man aus der Masse heraus­stechen und den Teilnehmer*innen einen echten Mehrwert bieten.

Jörg: Ich hatte neulich ein spannendes Treffen mit einem sehr erfah­renen Verst­an­stal­tungs­macher. Im Prinzip gibt er Carina recht: Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Deshalb glaube ich auch, dass Formate noch besser an Zielgruppen angepasst werden müssen. Jetzt plötzlich alles hybrid anzubieten oder ganz auf digitale Formate umzuschwenken, wird für manchen Gruppen einfach nicht funktio­nieren. Aller­dings darf man sich den Möglich­keiten auch nicht versperren. Am Ende des Tages glaube ich aber auch, dass die Präsenz vor Ort, auch wenn sich das jetzt ein bisschen wir eine Tauto­logie anfühlt, weiterhin der wichtigste USP einer Veran­staltung ist.

Und zu guter Letzt: Warum machen Events so viel Spaß?

Carina: Events brauchen meist viel Vorbe­reitung. Wenn man dann endlich vor Ort ist und die Ergeb­nisse seiner Arbeit live sehen kann, ist das ein tolles Gefühl. Hinzu kommt dann wieder die Emotio­na­lität: So eng und persönlich arbeitet man selten mit seinen Kunden zusammen.

Jörg: Man trifft viele Leute, erfährt immer spannende Hinter­gründe und hat abends meistens viel Spaß!

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