Veranstaltungen organisieren wie ein Profi
Mit unseren Tipps zum gelungenen Event
In der Kommunikation sind neben Pressearbeit und Websites auch Veranstaltungen ein wichtiger Faktor. Diese können zu verschiedenen Anlässen ausgerichtet werden: von der Preisverleihung über das Jubiläum bis hin zur Großveranstaltung. Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Koordination aller Beteiligten, sondern kümmern uns vor allem auch um die inhaltliche Gestaltung. Hier geben wir Tipps für eine thematisch ansprechende Veranstaltung sowie die reibungslose Umsetzung.
Veranstaltungen gehören genauso zur Öffentlichkeitsarbeit – und damit zu unserem täglichen Brot – wie zum Beispiel eine Pressemitteilung. Sie eignen sich besonders gut, um mit seiner Zielgruppe in direkten Austausch zu treten. Für unsere Kunden haben wir bereits verschiedenste Veranstaltungen – von der Preisverleihung über Pressekonferenzen bis hin zu öffentlichen Publikumsveranstaltungen – organisiert und durchgeführt. Dabei beginnt unsere Arbeit schon lange bevor der erste Dienstleister wie Fotograf oder Hostessen beauftragt, der Saal gebucht oder das Menü zusammengestellt wird. Mit Blick auf unsere jahrelange Erfahrung haben wir hier einige Tipps zusammengestellt.
Ihr wollt demnächst eine Veranstaltung organisieren? Oder wollt ihr noch mehr zu unseren Leistungen aus diesem Bereich erfahren? Dann schaut euch doch mal unsere Arbeit im Bereich Veranstaltungen an.
Schaut euch unsere Referenz für das Kompetenzzentrum für Ernährung an. Hier haben wir im Rahmen der Bayerischen Ernährungstage 2019 den Erlebnistag der Ernährung mit organisiert.
Wer, wie, was, warum?
Bevor man beginnt eine Veranstaltung zu organisieren, sollte man sich über die Ziele Gedanken machen. Wie will ich mich als Unternehmen, Stiftung oder Verband präsentieren? Welche Wirkung möchte ich erzeugen und welche Botschaften aussenden? Wen möchte ich ansprechen? Daraus ergibt sich dann auch die passende Wahl des Veranstaltungsformats: Ist es eine elegante Abendveranstaltung für die Stakeholder meiner Stiftung? Oder möchte ich meine Partner und Projekte in Form von Erlebnistagen einer breiten Öffentlichkeit vorstellen? Vielleicht wäre auch eine Hausmesse anlässlich des nächsten Produktlaunches der richtige Weg? Tipp: So oder so – Holt euch Multiplikatoren wie Verbände, Organisationen oder weitere Partner ins Boot! Denn sie können eurer Veranstaltung nicht nur zusätzliche Reichweite und auch mehr Authentizität verleihen, sondern auch dabei helfen, eure inhaltlichen Ziele zu erreichen. Spricht sich jemand anderes für euch und eure Einrichtung aus, vermittelt das gleich noch viel mehr Glaubwürdigkeit.
Dann geht es an die Organisation: Location, Catering und Technik organisieren, Moderatoren, Künstler und Speaker für das Rahmenprogramm anfragen – diese Liste lässt sich fast endlos ergänzen. Ganz gleich, um welches Veranstaltungsformat es sich handelt, das Programm sollte immer gut durchdacht und auch etwas Besonderes sein. Tipp: Bei einer Galaveranstaltung kann zum Beispiel ein Stilbruch spannend sein, damit sich nicht Grußwort an Grußwort reiht. Geschickt gemacht, kann man auch hier eine Brücke zu den Inhalten der Veranstaltung schlagen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Rap-Einlage zum Thema Wissenschaftstransfer oder eine live am Computer programmierte Musik- und Lichtshow? Oder plant ihr eine bunte Publikumsveranstaltung mit kleinen Erlebnisständen und Showeinlagen? Dann braucht es keine Stilbrüche, da euer Programm sowieso schon bunt gemischt ist. Aber man könnte es um ein kleines Programm an Fachvorträgen für thematisch besonders Interessierte ergänzen.
Steht das Programm, werden konkrete Programm- und Zeitpläne erstellt z. B. mit Angaben dazu, wann man welchen Dienstleister (z. B. Catering oder Bühnentechnik) ins Boot holen muss oder wer wann welche Infos braucht. Tipp: Vereinbart regelmäßige Jour fixes, um alle Akteure stets auf dem Laufenden zu halten.
Einmal weitersagen bitte
Die tollste Veranstaltung nützt nichts, wenn es am Ende an fehlenden Gästen scheitert. Eine Bewerbung der Veranstaltung auf verschiedenen, für die Zielgruppe wichtigen, Kanälen ist daher dringend notwendig. Tipp: Handelt es sich bei eurer Veranstaltung um eine öffentliche Veranstaltung, solltet ihr im Vorfeld unbedingt Einladungen an Presse und andere Multiplikatoren verschicken, Terminhinweise in Branchenmedien sowie Lokalzeitungen platzieren und ggfs. auch die ein oder anderen Out-of-Home-Bewerbung einplanen. Je nach Art der Veranstaltung arbeiten wir bei FACTUM auch mit Influencern zusammen, die im Vorfeld über Veranstaltungen berichten, oder kümmern uns um eine Medienkooperation, zum Beispiel mit einem lokalen Radiosender. Auch die unternehmenseigenen Social-Media-Kanäle oder der Firmen-Blog sollten genutzt werden.
Handelt es sich bei eurer Veranstaltung um keine öffentliche Veranstaltung, sondern zum Beispiel ein Kamingespräch nur für geladene Gäste, übernehmen wir auch gerne das Einladungsmanagement. Wer soll eingeladen werden? Sollen sich die Gäste im Vorfeld anmelden? Gibt es hierfür eine eigene Landingpage auf der Firmen-Website? Was muss ich bieten, damit die Gäste auch kommen? Tipp: Auch wenn noch nicht alles zu Ende geplant ist, verschicken wir schon einmal Save-the-Date-Karten bzw. -Emails, damit die Gäste sich den Termin freihalten können. Die finale Einladungskarte mit Details zu Programm und Ablauf kann dann später noch folgen.
Hilfe in Echtzeit
Wenn es dann am Veranstaltungstag richtig losgeht, gilt es, alle Abläufe und To Dos stets im Blick zu haben. Wer kümmert sich um was? Sind die Band und die Lieferung mit den Flyern schon da? Steht der Fotograf im Stau? Reagiert man ruhig und flexibel, wird aus den meisten Katastrophen ganz schnell eine Anekdote, über die alle Beteiligten im Nachhinein lachen können. Deshalb sind wir auch immer mit ausreichend Zeitpuffer vor Ort, um im Notfall reagieren zu können und beispielsweise die Technik noch einmal zu testen. Eure Gäste bekommen dann im Idealfall gar nichts von den Unannehmlichkeiten mit. Tipp: Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten sowie professionelle Dienstleister (Agentur, Moderator, Band, Veranstaltungstechnik, etc.) sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Denn sollten einmal kleinere Probleme auftauchen, wie zum Beispiel ein verspäteter Redner, können Profis immer sehr viel souveräner reagieren und wie in diesem Beispiel der Moderator einen Talk zur Überbrückung improvisieren.
Nach dem Spiel ist vor dem Spiel
Neigt sich die Veranstaltung dem Ende zu, ist die Arbeit noch lange nicht getan. Nach der Veranstaltung ziehen wir ein Resümee: Was lief gut, wo lagen die Schwierigkeiten, welche Ideen haben wir für das nächste Mal? Bei der Nachbesprechung geht es vor allem darum, Feedback zu sammeln und – ganz wichtig – ehrlich zu sein und aus seinen Fehlern zu lernen. Ob die Veranstaltung ein Erfolg war, kann an verschiedenen Punkten gemessen werden, z. B. an Besucherzahlen oder Veröffentlichungen. Am wichtigsten ist aber, dass die vorher festgelegten Ziele erreicht wurden: Wurde eure Botschaft vermittelt? Entsprachen die Gäste eurer Zielgruppe? Gab es einen Bericht in eurem Wunschmedium? Wenn eure Erwartungen erfüllt wurden, dann war die Veranstaltung ein voller Erfolg. Tipp: Sammelt am besten schon während eurer Veranstaltung Feedback von euren Gästen. Ihr müsst natürlich nicht alle befragen, ein paar Stichproben reichen völlig aus.
Du möchtest mehr über uns erfahren? Hier erfährst du mehr über unsere Tätigkeit für MyPlace im Bereich Social Media und auch zum Thema Social Media: LinkedIn für eine Kinderhilfsorganisation.
Besonders spannend ist auch der Blogbeitrag zu digitalen Veranstaltungen.
Auch interessant: Eine Spenenaktion für unseren Kunden MyPlace und eine Awarenessveranstaltung für ein Technologieunternehmen.
