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Digitale Veranstaltungen: Mehr als nur ein Videostream

März 2020

Digitale-veranstaltungsformate-c-pexels-pixabay

Digitale Veranstaltungen schießen wie Pilze aus dem Boden: Mercedes streamt seine Pressekonferenz aus einem Studio ohne Publikum, Universitäten überlegen, wie Seminare im „Corona-Semester“ aussehen könnten, und der Digital Award des Bundesverbands Deutsche Wirtschaft wird zum ersten Mal (!) in den virtuellen Raum verlegt. Bei dieser Entwicklung geht es nicht mehr nur um emotionale, unterhaltsame Live-Momente, sondern um etwas, das uns als PR-Agentur besonders wichtig ist: Hochwertige, informative, spannende Inhalte.

 

Sie haben eine Veranstaltung geplant, können diese während der Corona-Zeit jedoch nicht so wie geplant durchführen? In unserem kostenfreien Webinar zur Stiftungskommunikation während Corona-Zeiten geben wir Tipps, wie Sie Ihre Veranstaltung in die digitale Welt bringen und so Ihre Zielgruppe weiterhin erreichen. Sehen Sie sich gleich die Aufzeichnung an!

Die Corona-Situation zeigt: Die Veranstaltungsbranche nutzt die Krise, um den aktuellen Status Quo zu überdenken und mutig nach Alternativen zu suchen. Auch wir arbeiten derzeit gemeinsam mit unseren Kunden daran, digitale Veranstaltungen als Ersatz für klassische Events zu entwickeln. Die aktuelle Situation zwingt uns innezuhalten und gewährt uns die Zeit, über die Ziele von Veranstaltungen erneut nachzudenken. Diese Gelegenheit sollte man nutzen! Warum verleihe ich als Stiftung jährlich diesen Preis? Wen möchte ich mit meinen Kamingesprächen eigentlich konkret erreichen? Und welche Branchen spreche ich mit meinen Netzwerktreffen an? Geht es mir um Wissensvermittlung, Leadgenerierung, den persönlichen Austausch oder Imagebildung? Die individuelle Zielsetzung entscheidet maßgeblich darüber, welche digitalen Möglichkeiten meine ursprüngliche Veranstaltung ablösen sollen.

Die Bandbreite an digitalen Lösungen ist enorm: Town Hall Meetings, Webcasts und Digital Conferences sind nur wenige Buzzwords, mit denen wir uns aktuell beschäftigen. Es gibt unzählige Möglichkeiten, die Menschen virtuell zusammenzubringen. Software für Videokonferenzen oder Webinare gibt es wie Sand am Meer. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, jeweils die individuell passende Lösung zu finden – sei es für eine digitale Konferenz für hunderte von Teilnehmern oder auch für einen Talk in kleiner Runde.

Doch eines zeigen alle Formate: Wo klassische Events sich oft über mehrere Stunden oder Tage hinziehen, komprimiert sich der reine Veranstaltungsanteil digitaler Veranstaltungen auf deutlich weniger Zeit. Es geht nicht mehr um den Sektempfang, Menüs, lange Begrüßungsreden oder den magischen Moment bei der Verkündung der Preisträger. Mehr denn je rücken statt dem Veranstaltungsrahmen an sich die reinen Inhalte in den Mittelpunkt! Diese Inhalte können und sollten über einen deutlich längeren Zeitraum vor und nach dem digitalen Event sowie über zahlreiche weitere Kanäle kommuniziert werden, um sie vollständig auszunutzen.

Folgende Tipps zeigen, wie Veranstaltungen nicht einfach nur in den virtuellen Raum übertragen werden, sondern durch die Digitalisierung zusätzlichen Mehrwert erhalten.

 

  1. Alle Kanäle nutzen: Digitale Kommunikationsmaßnahmen bergen unendliches Potential – das sollte auch genutzt werden! Der Anspruch ist es nicht, lediglich das ursprünglich geplante Vortragsprogramm per Videostream an die Zielgruppe in den Homeoffices zu spielen. Die Veranstaltungsmaßnahmen und -ziele sollten in eine digitale Multichannel-Strategie gegossen werden. Eine Landingpage auf der eigenen Website bündelt alle Inhalte und Maßnahmen rund um das Event. Hier werden Speaker, Jurymitglieder, Nominierte und andere Teilnehmer in Interviews und/oder Kurzfilmen vorgestellt. In Blogbeiträgen können diverse Fachthemen von Inhouse-Experten oder externen Partnern erörtert werden. In Newslettern und auf diversen Social-Media-Kanälen werden die Inhalte schließlich direkt an das bestehende Netzwerk ausgespielt.
     
  2. Die Community einbinden: Bei einer Veranstaltung geht es nicht ausschließlich darum, Inhalte an die Zielgruppe zu senden. Es geht um den persönlichen Kontakt und Austausch. Umso wichtiger ist es nicht zu vergessen, auch die Community in die Maßnahmen mit einzubinden. Auch hierfür gibt es digitale Lösungen, wie zum Beispiel das Tool Slido, das die digitale Live-Interaktion des Moderators oder Speakers mit dem Publikum ermöglicht. Auch die Social-Media-Kanäle eignen sich besonders gut dafür, die Community vor oder auch nach einer digitalen Veranstaltung miteinzubinden. Sie können zum Beispiel über potentielle Preisträger abstimmen, Fragen an Referenten einreichen und Themen für Talkrunden vorschlagen. Im Nachgang treten die Experten mit dem Publikum erneut in Kontakt, um offene Fragen zu klären, aktuelle Fragestellungen zu diskutieren oder digitale Einzelgespräche zu vereinbaren.
     
  3. Eine Story daraus machen: Die Veranstaltung soll zur Kampagne werden! Alle Maßnahmen rund um die digitale Veranstaltung sollten einem roten Faden folgen. Bei einer Preisverleihung stehen beispielweise die Nominierten und Jurymitglieder im Fokus. Beide können im Vorfeld vorgestellt werde: die Nominierten berichten über ihre eingereichten Projekte, die Jurymitglieder über Aspekte, die ihnen bei der Bewertung besonders wichtig sind. Das Publikum kann sich eine eigene Meinung bilden und etwa im Vorfeld über eine Abstimmung seinen Favoriten bestimmen. Das Ergebnis fließt zu einem gewissen Anteil in die Entscheidung der Jury mit ein. Im Nachhinein können die Preisträger über die Verwendung des Preisgeldes berichten.
    Ein Fachsymposium hingegen lebt von aktuellen Branchenthemen. Das Themensetting erfolgt im Vorfeld durch die Community. Experten-Statements dienen als Anregung für Online-Diskussionen. Auf diesem Weg werden Fragestellungen extrahiert, die der Zielgruppe tatsächlich unter den Nägeln brennen. Sie können Gegenstand einer Paneldiskussion im Rahmen des digitalen Vortragsprogramms werden.

 

Sie interessieren sich für verschiedenste Themen rund um die digitale Kommunikation? Hier finden Sie einen Überblick über unsere Leistungen sowie Tipps für die Kommunikation in Zeiten von Corona.

Digitale Veranstaltungen sollten mehr sein, als nur das Streaming eines Expertengesprächs oder einer Rede über das Internet. Denn im Idealfall sind neuartige virtuelle Events nicht nur eine Notlösung in Anbetracht aktueller Schwierigkeiten. Sie sollten sich vielmehr nachhaltig etablieren – auch für Zeiten nach der Krise. Gerne finden wir mit Ihnen gemeinsam eine Lösung für Ihr Event – sprechen Sie uns gerne an!