Hinter den Kulissen einer Kommunikationsagentur
Wer arbeitet in einer Kommunikationsagentur? PR-Berater:innen, die Geschäftsführung, Praktikant:innen und Volontär:innen kommen einem sofort in den Sinn. Es gibt aber weitere Mitarbeiter:innen in einem Aufgabenbereich, der für die Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit erst auf den zweiten Blick relevant ist: Das Backoffice bzw. Business Management.
Das Backoffice ist ein wichtiger Bestandteil einer PR-Agentur und kümmert sich um die Verwaltung und Unterstützung interner Abläufe. Anders als die Arbeit im Frontoffice, also die aktive Interaktion mit den Kund:innen, arbeiten die Mitarbeiter:innen im Backoffice – wie der Name bereits verrät – eher im Hintergrund. Je nach Größe der Agentur unterteilt sich dieser Bereich noch in viele einzelne Abteilungen. Bei uns teilen sich zwei Mitarbeiterinnen die Aufgaben. Um zu verdeutlichen, wie viele Aufgabenbereiche hier zusammenlaufen, haben wir uns für die Bezeichnung Business Management statt Backoffice entschieden.
Die Arbeit im Business Management bei .FACTUM:
Das Business Management umfasst verschiedene Aufgaben, die die Arbeit der PR-Berater:innen erleichtert und unterstützt. Diese können sich von Agentur zu Agentur immer etwas unterscheiden. Bei uns sind es folgende Aufgabenbereiche:
Rechnungswesen und Buchhaltung
Rechnungswesen und Buchhaltung: Alles rund um Eingangs- wie Ausgangsrechnungen gehört hier genauso dazu wie die vorbereitende Buchhaltung. Das Business Management ist die Schnittstelle zum Steuerberatungsbüro, das uns bei Buchhaltung und Lohnabrechnung unterstützt. Auch Angebotskalkulationen und die Unterstützung bei der Teilnahme an Ausschreibungen fallen unter diesen Punkt.
Personalabteilung
Personalabteilung: Auch das Personalmanagement und Recruiting liegen beim Business Management. Jobausschreibungen vorbereiten und optimieren, sich im HR-Bereich weiterbilden, bei Bewerbungsgesprächen unterstützen, Arbeitsverträge und -zeugnisse erstellen, bei On- und Offboarding mithelfen, Abwesenheiten verwalten, andere Personalunterlagen pflegen und Jörg bei der Vorbereitung auf die Mitarbeiter:innengespräche unter die Arme greifen: das sind Beispiele für die Aufgaben des Business Management in diesem Bereich bei .FACTUM.
Rechtliches
Rechtliches: Bei uns arbeiten keine Anwält:innen, aber ein Auge auf rechtliche Entwicklungen zu haben, gehört für uns dennoch dazu: Von Änderungen beim Arbeitsrecht über Urheberrechte bis hin zu aktuellen Infos zum Datenschutz – das Business Management bereitet Themen auf und gibt das Wichtigste an Jörg, die Teamleitungen oder das ganze Team weiter. Hier werden auch Verträge für die Kund:innen aufgesetzt, NDAs geprüft, Fragen aus dem Team recherchiert und Rücksprache mit Jurist:innen gehalten.
Datenschutz
Datenschutz: Hier mischt das Business Management auch in der Umsetzung mit. Neben dem Austausch mit unserem externen Datenschutzbeauftragten werden Unterlagen und Verzeichnisse aufgesetzt, aktualisiert und gepflegt. Auch für die PR-Berater:innen ist hier die Anlaufstelle bei Datenschutzfragen für einzelne Kund:innenprojekte oder auftauchende Unklarheiten.
Controlling
Controlling: Auch wir arbeiten nicht einfach ins Blaue – trotz aller Freude an unserer Arbeit wollen wir auch davon leben können und unsere Arbeit transparent für unsere Kund:innen in Rechnung stellen. Also fallen unter diesen Punkt zum Beispiel: Der Abgleich zwischen angebotenen Stunden und tatsächlichem Aufwand, um unsere Angebotskalkulationen immer wieder zu optimieren; ein regelmäßiger Blick auf die Kosten- und Umsatzentwicklung und die Erstellung von Szenarien zur Planung der Unternehmensentwicklung. Die Zahlen werden auch genutzt, um herauszufinden, an welchen Ecken und Enden die Arbeit für die PR-Berater:innen noch erleichtert werden kann – damit genug Zeit für das Wesentliche bleibt.
Lektorat und Qualitätssicherung
Lektorat und Qualitätssicherung: Texte, Reportings, Präsentationen, Kalkulationen: ein zweites bis drittes Paar Augen zum Gegencheck schadet auf keinen Fall. Wer selbst schon viel geschrieben hat, weiß – auch beim dreißigsten Lesen kann das vergessene Komma oder der falsche Dativ untergehen. Je nach Erfahrungsschatz und Selbstständigkeit werden interne Freigabeprozesse bereits in den Teams abgebildet, aber das Business Management unterstützt auch hier und hilft mit einem frischen Blick von außen.
IT und Software
IT und Software: Kein Arbeiten ohne Laptop, keine To-Do-Listen ohne Trello und keine Gespräche rein über GIFs ohne Microsoft Teams – wir nutzen viele verschiedene Tools, die das Business Management oft eigens recherchiert, meistens (mit) aufsetzt und im Folgenden bei Problemen und Fragen zur Seite steht. Hier ist die Schnittstelle zwischen Team, Software-Support und unserem externen Ansprechpartner für den IT-Support. Dazu gehören dann auch das Aufsetzen und Veranstalten von Schulungen fürs Team und die Bereitstellung von Infos über neue Funktionen und Änderungen.
Interne Orga
Interne Orga: Beim Business Management liegt auch viel Organisatorisches: Monatsmeetings und .FACTUM Frühstück, Bürobestellungen, Führen des Geburtstagskalenders und vieles mehr. Die Absprache mit unseren Büropartner:innen zu Strom, vollgestopften Küchenschränken und tropfenden Wasserhähnen rundet diesen Bereich dann ab.
Jeder Tag ist anders, das mag ich! Es gibt so viele Bereiche, in denen ich mich austoben und neue Prozesse oder Ideen umsetzen kann. Ich freue mich außerdem sehr über Reginas Dazustoßen, damit wir in Zukunft noch mehr Projekte angehen können, für die mir bisher die Kapazitäten gefehlt haben.
Die Business Managerinnen bei .FACTUM
Bei .FACTUM übernehmen das Business Management unsere Mitarbeiterinnen Regina und Susanne, die beide jeweils vier Tage die Woche erreichbar sind. Regina ist seit Mai 2022 an Bord und arbeitet nun gemeinsam mit Susanne, die zuvor seit 2019 die alleinige Hauptverantwortliche war.
(Ganz liebe Grüße an dieser Stelle auch an Barbara, die den Laden davor alleine geschmissen hat!)
Du möchtest Dir Deine Arbeit auch von unserem Business Management erleichtern lassen? Bewirb Dich bei uns und werde .FACTI!
Ich habe größten Respekt vor der Fülle an Aufgaben und Kompetenzen, die bei .FACTUM im Business Management und speziell bei Susanne liegen. Ich habe in meinen ersten Wochen bei .FACTUM schon eine steile Lernkurve hingelegt und lerne weiterhin jeden Tag etwas Neues dazu. Ich freue mich, dass ich mit meiner Arbeit im Hintergrund meine Kolleg:innen, die direkt mit unseren Kund:innen arbeiten, unterstützen kann, um so die Abläufe für alle zu erleichtern.
Es ist also klar – langweilig wird es im Business Management nicht. Und ohne den Rückhalt und die Unterstützung wäre die Arbeit von allen anderen bei .FACTUM deutlich anstrengender. Das Business Management ist ein zentraler Pfeiler für funktionierende Kund:innenarbeit, auch wenn es nicht ganz so offensichtlich ist.
